Redução de custos: o que você precisa saber para colocá-la em ação

 

Os Administradores de empresas possuem metas que devem ser alcançadas, e usualmente, uma delas é a minimização dos custos, que podem ser alcançadas através de uma eficiente administração do negócio, sobretudo na gestão de pessoas e financeira.

 

Esta é uma necessidade básica em todos os tipos de empresas / negócios, sejam eles, pequenos, médios ou grandes, seja uma indústria, comércio ou prestador de serviços ou até mesmo uma franquia. O ideal, é que seja adotada uma estratégia, onde se tenha um orçamento planejado e esteja contemplado uma diminuição dos custos e despesas da empresa, de maneira que não afete a qualidade dos produtos vendidos, ou dos serviços prestados.

 

Resolvemos escrever este artigo, para tratarmos das ações que ajudarão a reduzir os gastos das empresas, e para isso, preparamos os seguintes itens:

• Conhecendo os Custos e as Despesas da sua empresa;
• Custos fundamentais;
• Importância do acompanhamento dos custos;
• Como diminuir custos e despesas.

 

Agora vamos entender melhor como usar o dinheiro do seu negócio da melhor maneira possível, evitando o desperdício e os gastos desnecessários. Tenha uma boa leitura!

 

 

Conhecendo os Custos e as Despesas da sua empresa

 

Toda empresa, possui despesas e custos que devem ser muito bem geridos, de forma que elas prosperem em um mercado competitivo, conforme o cenário atual. Para isso, é essencial que conheçamos o que se refere à produção ou compras de mercadorias para venda, e posteriormente, o que se refere a gestão administrativa, como financeiro, facilities, marketing etc.

 

É com este conceito, que se torna necessário o controle de custos. Esta rotina auxilia o negócio a manter os ganhos e atingir a estabilidade através da gestão dos investimentos efetuados para realização das atividades da empresa.

 

Quando falamos de custos, estamos nos referindo à compra de matéria-prima, insumos, equipamentos e mão de obra. Note, que estes gastos, são primordiais para a manutenção das operações e vendas. Dessa forma, o conhecimento destes gastos, são essenciais para uma gestão eficaz e para a formação dos preços de venda, que estão diretamente ligados à produção e/ou comercialização de produtos e prestação de serviços.

 

Um bom controle de custos depende também da qualidade das informações que são inseridas em ferramentas do dia a dia de qualquer empresa, como por exemplo:

• registro de lançamentos (pagamentos e recebimentos);
• fluxo de caixa
• plano de contas;
• contas a pagar e a receber;
• Demonstração de Resultado do Exercício.

 

Com estas informações, facilita termos a análise sobre o rendimento e performance das atividades da empresa, tomando melhores decisões, além de controlar, planejar e desenvolver as operações.

 

As vantagens de ter os custos controlados são:

 

Diminuição dos riscos do negócio

Uma empresa, pode chegar facilmente à falência pelo simples fato de não conhecer os custos do seu negócio. Isso faz com que a lucratividade caia, pois em situações assim, normalmente, a elaboração dos preços de produtos e serviços praticados são estipulados na base do “achismo”.

 

Efetuar os registros de custos em dia, reduz as incertezas e os riscos. Também ajuda você a compreender a real situação financeira da sua empresa, pois o faturamento não deve ser o único termômetro para identificarmos se as finanças são saudáveis.

 

Precificação mais adequada dos produtos e serviços

Os fatores que interferem no preço de produtos e serviços são bastante variados. Relacionam-se principalmente às boas ofertas e ao mercado consumidor. A gestão de custos ajuda a escolher o método ideal de precificação, o que evita problemas futuros.

 

Importante levarmos em consideração, que este ponto vale somente para negócios próprios, pois as franquias seguem normalmente a determinação da marca.

 

Crescimento da competitividade

O seu negócio deve se destacar diante de seus competidores e utilizar as melhores estratégias para crescer sua vantagem competitiva. Reduzindo custos, é muito provável ter esse diferencial, pois os preços dos produtos e serviços podem ser reduzidos, e ainda assim, aumentando a margem de lucro, já que os custos serão menores. Esta vantagem, também é conquistada ao tratarmos de franquias e mantermos os preços da franqueadora.

 

Notamos que o controle de custos é uma ferramenta muito eficaz para a saúde da empresa. Se aplicado de maneira equivocada, reflete negativamente nos resultados e afeta a redução da produtividade e, por consequência, do faturamento.

 

Por estes motivos, é necessário ter disciplina, analisando frequentemente os custos e adotando os procedimentos adequados para os ajustes. Desta maneira, é possível saber quais os pontos que merecem atenção na gestão de custos.

 

Custos fundamentais

A divisão desse tipo de gasto é feita em duas categorias:

 

Custos fixos

Custos fixos são aqueles que não sofrem alteração de valor em caso de aumento ou diminuição da produção. Independem, portanto, do nível de atividade, conhecidos também como custo de estrutura.

 

Exemplos:

• Limpeza e Conservação
• Aluguéis de Equipamentos e Instalações
• Salários da Administração
• Segurança e Vigilância

 

Possíveis variações na produção não irão afetar os gastos acima, que já estão com seus valores fixados. Por isso chamamos de custos fixos.

 

Custos variáveis

Classificamos como custos variáveis aqueles que variam proporcionalmente de acordo com o nível de produção ou atividades. Seus valores dependem diretamente do volume produzido ou volume de vendas efetivado num determinado período.

 

Exemplos:

• Matérias-Primas
• Comissões de Vendas
• Insumos produtivos (Água, Energia)

 

É muito importante frisarmos, que os custos devem ser evidenciados e devidamente categorizados. Dessa maneira, conseguimos identificar os gastos desnecessários e os que precisamos dar mais atenção, dessa forma, saberemos os custos e despesas que podemos eliminar e os que podemos reduzir, principalmente quando tratamos de custos fixos.

 

Veja os principais gastos empresariais e de que maneira pode gerenciá-los:

 

Contratação de funcionários

As companhias no Brasil, têm uma cultura de muitas demissões, pois isso, usualmente, e considerado o caminho mais fácil. Porém, isso é mais um paradigma a ser quebrado, e devemos analisar, os possíveis gastos gerados durante a execução dos processos de demissão e readmissão.

 

Notem que a demissão é um custo, devido ao pagamento de FGTS e outros gastos, assim como os custos relacionados ao treinamento do novo colaborador. Dessa forma, é importante incentivar os colaboradores, que podem levar o negócio ao sucesso.

 

Compra de materiais

Um dos principais gastos rotineiros referem se a estoques de produtos e matérias-primas, utensílios de escritório e móveis. Estes produtos devem ser apurados com precisão, pois a falta ou o excesso podem ocasionar diversos prejuízos, como a deterioração dos itens e impactos negativos nas vendas.

 

Um outro problema comum, é a impressão de documentos pessoais e uso de celulares corporativos para chamadas particulares. Essas situações geram gastos adicionais e muitas vezes, mais altos que o esperado. Por isso, a orientação, normas e treinamento, são fundamentais.

 

Aluguel e condomínio

O investidor de um negócio, precisa pensar se o espaço que deseja para sua empresa é viável e pode ser bem aproveitado. Normalmente, os gastos com aluguéis e condomínio podem representar um peso muito grande para a empresa.

 

Notem que o valor economizado com o espaço pode representar a contratação de um profissional ou a quantia de um anúncio para atrair mais clientes. Hoje, existem também dos espaços de coworking, que permitem dividir o escritório com mais empresas ou pessoas e isso reduz e muito, quando possível, os gastos nesta linha.

 

Até mesmo as franquias podem utilizar deste artifício, mas é preciso alguns cuidados. O primeiro deles é seguir as diretrizes da franqueadora. Dentro disso, você pode aproveitar bem o ambiente para fazer com que a sua loja tenha bons resultados.

 

Equipamentos e serviços

Os custos devido ao funcionamento de equipamentos (como energia elétrica e água) estão relacionados à produção de bens ou prestação de serviços. Por isso, eles devem ser considerados no custo final do item, caso contrário, o preço pode estar com déficit.

 

Telefone, internet, frota e outros serviços gerais também costumam ser recorrentes e precisam ser adquiridos conforme necessidade.

 

Importância do acompanhamento dos custos

Um dos principais motivos que geram custos excessivo nas empresas, é o uso inadequado de recursos, sejam financeiros, sejam humanos. Identificar e corrigir estes erros, é primordial para melhorar a performance do investimento e até para identificar funcionários insatisfeitos ou ociosos, que produzem com qualidade inferior, além de estarem subaproveitados.

 

O cuidado com as atividades diárias também é necessário para a prevenção de prejuízos futuros. Neste caso, o primeiro ponto é classificar corretamente o que é custo, despesa, investimento, desperdício ou perda. Estes conceitos podem ser parecidos, porém têm modalidades diferentes nos balanços das empresas.

 

Considere que, mesmo em uma franquia, a administração é sua responsabilidade, assim como a contabilidade e outras questões relacionadas a custos. Observe o que caracteriza cada uma dessas categorias:

• gastos: são muito amplos, pois podem se referir à compra de matérias-primas, insumos e mão de obra, e à quantia direcionada para completar um custo ou despesa;
• despesas: são os valores gastos para a manutenção da estrutura mínima e o funcionamento das atividades. De maneira geral, são quantias empregadas em operações comerciais. Por isso, impactam o aumento das receitas;
• custos: são os valores empregados no momento de produção ou venda das mercadorias ou oferta de serviços. Representam o capital aplicado nos fatores de produção exigidos para o core business;
• investimentos: são valores desembolsados com o objetivo de aumentar os ganhos. Por exemplo: em uma franquia, a compra de um equipamento que dobre a entrega de cafés aos clientes em determinado período. O objetivo é que, apesar dos custos iniciais, o montante seja revertido no futuro;
• perdas: são os valores gastos em ocasiões inesperadas ou emergenciais, que não trarão retorno para a empresa. Normalmente, é impossível prevê-los, porém podemos preveni-los. Como incêndios e enchentes;
• desperdícios: são recursos que não agregam valor ao produto ou serviço e, consequentemente, para o cliente. É o caso de tempo ou materiais empregados desnecessariamente e que aumentam os gastos da empresa.

 

É importante compreender dois pontos. O primeiro deles é que franquias têm algumas diferenças em relação a empresas que começam do zero. Por exemplo: custos nunca estão relacionados à produção, já que os itens são repassados pela franqueadora. Eles referem-se somente às vendas.

 

Porém, grande parte destes desembolsos ocorrem, de uma forma ou de outra. Desta maneira, o custo são os investimentos empregados para o core business, por exemplo, se franquia vende sorvetes, os custos referem-se ao gasto com energia elétrica para fazer as máquinas funcionarem.

 

Entender e analisar este ponto colabora a atingir melhores resultados e auxilia a tomar decisões mais precisas e acertadas.

 

Note que, para atingir esse objetivo, é preciso registrar todas as operações, como prazos, entradas, saídas e precificação. Além disso, é muito importante analisar indicadores, como rentabilidade e lucratividade. É dessa forma que sua empresa pode se destacar, inclusive no ramo de franchising.

 

A falta de conhecimento e controle trazem interpretações equivocadas dos números, o que te faz acreditar que tem um lucro maior do que o real. Esta situação compromete a gestão dos meses seguintes, devido à necessidade de mais capital para que os gastos possam ser cobertos no presente.

 

Como reduzir custos e despesas

Este objetivo poderá ser alcançado no momento da adoção da gestão de custos, que tem 3 finalidades:

• planejar os gastos com uma estrutura fixa;
• implantar e mapear a gestão por processos;
• realizar um planejamento de margens por produto, preços e unidades de negócio.

 

Note que, se você possui uma franquia, esse contexto é um pouco diferenciado. Afinal, o preço e a margem de lucro por produto, bem como as unidades de negócio, não são sua preocupação, mas da franqueadora. Então, o que vale, nesse caso, são os dois primeiros objetivos.

 

Em ambas as situações, é necessário ter disciplina, pois os custos desnecessários só poderão ser eliminados mediante uma postura, onde se busca diariamente a sua redução.

 

Devemos ter em mente que o dinheiro que entra em caixa deve ser suficiente para liquidar todos os compromissos financeiros, inclusive as taxas que são pagas à franqueadora, nestes casos. Dessa forma, a capacidade de converter vendas em receita precisa ser assegurada por uma gestão de custos adequada, que trará resultados em longo prazo.

 

As análises de desembolsos, devem ser constantes para encontrar os pontos que merecem atenção. Estas análises, podem ser facilitadas por um sistema de gestão, que consegue reunir todos os dados em um só local e possibilita fazer uma avaliação mais apropriada da situação das finanças.

 

Também é possível complementar a análise com ferramentas, como a análise SWOT, que avalia:

• strengths (forças);
• weaknesses (fraquezas);
• opportunities (oportunidades);
• threats (ameaças).

 

O objetivo desta ferramenta, é conferir os pontos fortes e fracos da empresa. A partir das fraquezas e ameaças, é possível avaliar o contexto em que está inserido e traçar estratégias para um caminho mais adequado e que traga resultados mais consistentes.

 

Agora algumas dicas práticas que ajudam a alavancar os resultados no seu negócio:

 

Definição de metas

Após o diagnóstico da sua empresa, chega o momento da definição das metas alcançáveis. Esta ação foca na educação da equipe e o direcionamento de estratégias sobre a redução de custos. As metas estabelecidas, devem ser de curto, médio e longo prazos, pois nem todas as ações são atingidas de uma vez.

 

Envolvimento da equipe

Os funcionários devem estar conscientes e comprometidos com as metas, de maneira que isso se torne parte da rotina de trabalho. Instrua a equipe sobre as ações a serem adotadas e exponha a importância delas.

 

Em uma franquia, por exemplo, você pode evidenciar que o corte nos gastos com telefone pode ajudar a pagar a taxa de franchising. Ouça a opinião dos colaboradores, pois podem ser geradas boas ideias e, a responsabilidade pelo alcance das metas, passa a ser compartilhada.

 

Também, nos casos de franquias, deve-se considerar que a diminuição de colaboradores só pode ser realizada mediante a manutenção da qualidade e do atendimento oferecido pela marca.

 

Por isso, engajar, treinar e motivar a equipe é uma ótima maneira de acabar com o turnover (ou seja, a rotatividade de funcionários) e com os custos desnecessários com demissão, admissão e processo de recrutamento.

 

Dê a importância merecida na administração financeira

Este é um dos pontos mais importantes de um negócio, inclusive das franquias. A meta é executarmos a administração de custos com telefonia, aluguel e energia elétrica, de forma mais eficiente em relação aos gastos operacionais.

 

Se você não conhece sobre administração financeira, leia materiais como este artigo e tente aprimorar e aprofundar o seu conhecimento. Pense que gastos desnecessários podem comprometer o resultado do negócio e até inviabilizá-lo.

 

Nos casos de franquias, é necessário prestar atenção aos custos indiretos, que podem impactar significativamente as finanças, porém, parecem detalhes.

 

Analise a DRE

A análise frequente do fluxo de caixa e da DRE são primordiais na comparação do orçamento realizado e o projetado, para identificar onde o dinheiro está sendo empregado. Note que esta é uma maneira de fazer um planejamento por período e acompanhar as metas atingidas.

 

Trate dos impostos

Os impostos recolhidos podem impactar muito as finanças da companhia. Desta forma, é importante ter um planejamento adequado e escolher o regime que traga mais benefícios. Esta questão também deve ser observada por franqueados, pois o pagamento de tributos é responsabilidade de cada unidade.

 

O usual é adotar o Simples Nacional, que costuma trazer mais vantagens que outros regimes, como o Lucro Real e o Presumido. Porém, é importante consultar um especialista para se ter certeza da escolha.

 

Negocie com os fornecedores

Esta opção é inviável para franquias, mas devemos estar atentos aos acordos feitos pela rede, porque, quanto maior ela for, maior o poder de negociação. Ademais, é obrigatório ter cuidado com os contratos feitos por serviços próprios da unidade, como bancários, água, telefonia e manutenção.

 

Terceirização de serviços

A terceirização de atividades-meio e o foco no core business são muito importantes para atingir resultados maximizados. Esta é uma forma de reduzir custos, por exemplo, de limpeza, segurança, contabilidade, frota, entre outros.

 

Essa decisão traz ainda mais benefícios para serviços que exigem qualificação não relacionada ao negócio. Porém, antes desta decisão, é muito importante checar com a franqueadora, e verificar possíveis regras sobre o assunto.

 

Controle de estoque

Produtos armazenados de baixo giro merecem atenção dobrada, pois podem ficar obsoletos, e isso significa perda de dinheiro. É ideal fazer um planejamento, principalmente para compras de produtos de muita saída, sem deixar de comprar as novidades oferecidas pela franqueadora.

 

Utilize um sistema de gestão financeira

Os ERPs (Enterprise Resource Planning) são ideais para uma boa gestão de custos, com informações rápidas e precisas. A implantação destes sistemas, evitam planilhas feitas manualmente e evita erros, que podem levar seu negócio a ter prejuízos.

Ademais, os ERPs armazenam os dados da sua empresa de maneira segura e garantem uma visão ampla de todos os resultados alcançados e processos executados. Desta forma, é possível saber se estamos na direção certa ou se há obstáculos pelo caminho, que devem ser contornados.

 

Estas ferramentas (sistemas), são muito importantes para:

• conciliação automática de vendas com cartão de crédito;
• facilidade, segurança e automação nas contas a pagar;
• geração de relatórios e gráficos relativos à DRE e ao fluxo de caixa.

 

Todas estas vantagens asseguram mais velocidade para obter informações e uma tomada de decisões mais acertada, que levará seu negócio ao sucesso.

 

É importante também, ter na sua empresa:

• conhecimento do mercado;
• tecnologia de primeira para trazer evoluções constantes e novas funcionalidades;
• equipe capacitada para um atendimento de qualidade (treinamento).

 

E na sua empresa? Vocês já trabalham com foco em redução de custos ou ainda precisa se adequar? Aproveite para conhecer o nosso Blog com diversos outros assuntos relevantes e dicas práticas, e os serviços que oferecemos!

 

Estamos preparados para auxiliá-los com estes processos e análises. Entre em contato conosco para falarmos sobre este assunto e a melhor metodologia.

 

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Dezembro, 2022